Skip links

Miért fontos a digitalizáció krízis és nagy változások idején

A koronavírus elleni intézkedések olyan változásokat idéztek elő a magán- és az üzleti életben, amelyhez foghatót a mai aktív generációk tagjainak többsége még nem élhetett meg. Egy évvel ezelőtt elképzelhetetlen lett volna az utazási korlátozások bevezetése, a személyes találkozók ellehetetlenülése vagy az évek óta finomra hangolt munkafolyamatok felborulása, s ezzel az új helyzettel egyéni és vállalati szinten is meg kellett küzdeni. A változásoknak még messze nincs vége – egyrészt a járvány és az ezzel kapcsolatos óvintézkedések újabb hullámai várhatók, másrészt további gazdasági hatásokra is számítani kell. Ez utóbbiak közé sorolhatjuk a bajba került szektorok tovagyűrűző problémáit, a gazdasági mentőcsomagok élénkítő hatásait és a gazdasági tevékenységre vonatkozó szabályozások drasztikus változásait.

A gazdálkodási feltételrendszer ilyen mértékű és intenzitású változására kevés példa van. Ebben a környezetben rendkívüli módon felértékelődik a vállalatok alkalmazkodóképessége, amelynek a kulcseleme a legtöbb cég esetében a digitalizáció.

A digitalizáció biztosítja a kialakított folyamatok működését

Egy vállalat úgy alakítja ki a munkafolyamatait, hogy minél hatékonyabban használja ki az erőforrásait az elvárt teljesítmény érdekében. A munkafolyamatok és munkaállomások digitalizálásával átláthatóbbak és követhetőbbek a kialakított munkafolyamatok, így könnyebb betartani is azokat, még olyan körülmények között is, amikor egy munkafolyamat egy vagy több állomásának helye megváltozik. A digitalizálás teszi lehetővé a folyamatok nagyobb fokú automatizálását és a dokumentummenedzsment-funkcionalitásnak valamint az IT-rendszerek összekötésének köszönhetően a szükséges információk folyamatos rendelkezésre állását is. Mindezek stabilitást eredményeznek változékony feltételek között is.

Ha például az ügyféligényeket ticket-rendszerben kezeli egy cég, akkor a különböző megkeresések prioritásának kezelése, a részfeladatok kiadása, a szükséges dokumentumok (szerződések, szerviztörténet) biztosítása az egyes állomásokhoz zökkenőmentesen és időveszteség nélkül valósul meg digitalizált folyamat-automatizáció esetében, még akkor is, ha a munkaállomások egy része home office-ba került, vagy ha betegség/szabadság miatt helyettesítésre van szükség.

A digitalizáció enyhíti a változások negatív hatásait

Már a 2008-ban kezdődött pénzügyi válság idején is kiderült, hogy a magasabb szinten digitalizált vállalatok kevésbé voltak érzékenyek a krízis hatásaira. Ennek fő oka az eleve hatékonyabb munkafolyamatok mellett az volt, hogy a digitalizált vállalatok könnyebben és gyorsabban tudtak új folyamatokat kialakítani, akár új piaci helyzethez, akár új szabályozókhoz igazodva. Mindezek a jelenlegi, a járvány következtében kialakult felfordulásban fokozottan igazak.

De nem csak a negatív hatások kivédéséről van szó. A krízisek jelentős piaci átrendeződéssel is járnak, amelyek új lehetőségeket is teremtenek, és ezeket nagyobb eséllyel ragadják meg azok a cégek, amelyek nem csak a termékfejlesztésben, hanem saját működésük szervezésben is innovatívak.

A digitalizáció teljes értékűvé teszi az otthoni és az útközbeni munkavégzést

Még több hullámban is visszatérhet az a kényszer, amit tavasszal tapasztaltak meg a vállalatok és intézmények, amikor home office-ba kellett küldeniük a munkavállalóik jó részét. De közben az is kiderült sokak számára, hogy bizonyos munkaköröket érdemes lehet hosszabb távon is home office-ban tartani vagy kiszervezni, és a digitális kommunikációs és dokumentumkezelési megoldásokkal az utazás vagy más okok miatt távollévő kollégák is beilleszthetők a munkafolyamatokba.

Mindez különösen nagy teret nyit a folyamatok optimalizálása előtt.

A beszerzés során például a munkafolyamat egyes fázisai már nem helyhez kötöttek, a szükséges dokumentumok a megfelelő munkaállomásra eljuttathatók, az elektronikus aláírás lehetősége pedig meggyorsítja a szerződéskötést. A szerződéskötések folyamata, az ezekhez tartozó dokumentumok kiválasztása és megfelelő helyre juttatása központilag menedzselhető, automatizálható, lekövethető – és könnyen változtatható.

Mikor, ha nem most?

A vállalatok digitális transzformációja évek óta egy világos és egyértelmű trend, amit a napi tapasztalatok, az üzleti hírek és a technológiai cégek részvényeinek ármozgásai is igazolnak. De a megvalósítással kapcsolatban mégis felvetődnek alapkérdések: Mennyire érett és kiforrott az a technológia, amit adaptálni kívánunk? Vannak-e referenciák? Vannak-e a megvalósításhoz elérhető szakemberek? Milyen új skill-eket kell kiépíteni a vállalaton belül?

Valamennyi fenti kérdésre meggyőző és hiteles válaszokat tudunk adni, ami lehetővé teszi, hogy már most belekezdjen egy vállalat a digitális transzformációjába – akár kis lépésekkel, egy-két folyamat digitalizálásával indulva. A DataStep Hungary szakemberei a német székhelyű JobRouter AG megoldását, a JobRouter® Platformot és az erre épülő megoldásokat alkalmazzák, a vállalati IT terén szerzett nagy tapasztalattal.