Skip links

Dokumentum-menedzsment funkcionalitása

A JobRouter® magja egy korszerű folyamatmenedzsment -megoldás. De működhetne-e hatékonyan dokumentummenedzsment nélkül?
A JobRouter® teljeskörű dokumentummenedzsment -funkcionalitással rendelkezik. Sőt, több annál!

Funkcionalitások

A JobRouter®dokumentummenedzsment-megoldása az alábbi funkciókat tartalmazza:

  • dokumentumok archiválása
  • keresés a dokumentumokban
  • jogosultságok részletes beállítása
  • verziókezelés
  • dokumentumok előállítása
  • folyamatok kapcsolása a dokumentumokhoz
  • Windows Intézővel történő összekapcsolás
  • Exchange szerverrel történő összekapcsolás
  • fájlok csoportos használata.

 

Dokumentumok archiválása

A dokumentummenedzsment alapja a dokumentumok archiválásának megvalósítása.
Az archiválás során a dokumentumokat metaadatokkal látjuk el (megtageljük), mely metaadatok segítik a későbbiekben a dokumentumok keresését.
Egy dokumentum metaadat-mennyiségének nincs határa: érdemes a dokumentum szempontjából minden releváns, a későbbiekben a keresésnél segítséget nyújtó ismérvet megadni metaadatként.
Az archiválással biztosítjuk, hogy a dokumentumok bárhonnan hozzáférhetőek.

Mit archiválhatunk? Mi lehet dokumentum?

A legegyszerűbb eset – és a legtöbb dokumentummenedzsment-rendszer szinte csak erre támaszkodik- a scannelt dokumentumok tárolása.
A JobRouter nyújtotta fájltípusok jóval sokrétűbbek:
Lehetőség van a Windows Office fájlok közvetlen JobRouterben való tárolására.
JobRouter által egy folyamat részeként előállított fájlokat is tárolhatunk a dokumentumok között. (Pl. távollét igénylés esetén a kitöltött igénylési formot mentjük pdf fájlként)
E-maileket vagy e-mailből átemelt fájlokat automatikusan vagy manuális úton.
A JobRouter beépített JobViewer fájlmegjelenítő 300 fájltípust képes megnyitni, így speciális (pl. CAD fájlok) megnyitása is lehetséges bármely JobRouter felhasználónál.

Biztonság

A fájlokkal történő minden lépés logolásra kerül, így a rendszer auditbiztos.

 

Keresés a dokumentumokban

Az archiválás mellett az egyszerű keresési funkció is alapja egy dokumentummenedzsment-rendszernek.
Az archiválás során megadott metaadatok segítik a későbbi keresést.
De még ez is kevésnek bizonyulhat.
Ezért a JobRouter®-bebeépített OCR lehetőséget ad szabadszavas keresésre. A szabadszavas keresés a dokumentumok teljes tartalmát átnézi.

 

Jogosultságok részletes kiosztása

A fájlokhoz való hozzáférést teljes pontossággal szabályozható:

  • ki milyen dokumentumhoz fér hozzá
  • ki milyen archívumhoz fér hozzá
  • adott archívumhoz kinek van írási vagy olvasási jogosultsága
  • adott dokumentumhoz kinek van írási vagy olvasási jogosultsága.

 

Verziókezelés

Szerkeszthető fájlok esetében előforduló probléma, hogy nehéz a verziók kezelése. Szükség lehet a korábbi verzióra? Akkor az új verziók új kiterjesztést kapnak? De biztosak lehetünk abban, hogy amivel dolgozunk, az az utolsó érvényes verzió?
Ha több embernek kell egy fájlt felülvizsgálnia, akkor nagy eséllyel mindenki az „alapfájlt” módosítja, így a különböző módosításokat össze kell ollózni.
Ezekre a problémákra JobRouter®verzió kezelése egyértelmű megoldást ad.
Egy fájl módosításakor a fájl új verziója jön létre. A dokumentumot megnézésekor, ill. letöltésekor ez az aktuális fájl kerül lehívásra. Ugyanakkor bármikor lehetőség van előző verziók megtekintésére és letöltésére, vagy akár aktuális verzióvá tételére.

 

Dokumentumok előállítása

A dokumentumok JobRouter®-ben történő előállítására kétféle lehetőség van.
A JobRouter®-ben megvalósított folyamatok során a folyamat bármely pontjáról készíthetünk dokumentumot. Ez leginkább akkor érdekes, ha az adott lépés adataira szeretnénk keresni, vagy az adott lépés adatait szeretnénk szélesebb körben hozzáférhetővé tenni (pl. munkavállaló általi nyilatkozatok, munkavállaló általi kitöltött formok).
A JobRouter®-ben ezen túl lehetőség van template-ek és a folyamat során megadott változók segítségével fájlokat előállítani. Ezek lehetnek: excel, word, pdf. Ilyenek lehetnek: munkaszerződés, megrendelés, ajánlat stb.

 

Folyamatok kapcsolása dokumentumhoz

A dokumentumok archiválása és keresése sokat tud javítani egy vállalat digitalizáltsági fokán. De nem érdemes itt megállni.
A dokumentumokhoz érdemes folyamatok kötni: mi fog történni? Mikor kell ezzel a dokumentummal foglalkozni?
Szerződések archiválása esetén a szerződés lejárata fontos metaadat lehet, de miért nem fűzünk rá egy feladatot, mely a lejárat előtt, a felmondási időt megelőzően a szerződést felülvizsgálatra küldi.
De ezen túl számtalan folyamat kapcsolódhat dokumentumokhoz: recruitment, számlaellenőrzés, bejövő posta kezelése stb.

 

Összekapcsolás Windows intézővel

Amennyiben igény van rá a JobRouter® dokumentumarchívuma összekapcsolható a Windows Intézővel.
Ekkor az archívum közvetlenül az intézőből is elérhető – mint egy meghajtó jelenik meg a felhasználó számára.
A metadatokból képzett struktúra a megszokott mappastruktúrában jeleníti meg a fájlokat.
Módosítható fájlok innen közvetlenül megnyithatók, fájlok itt menthetők a dokumentumarchívumba.

 

Összekapcsolás exchange szerverrel

Amennyiben a JobRouter összekapcsolásra kerül a Windows Exchange szerverrel.
A levelek ekkor lementés nélkül, közvetlenül tölthetők fel a dokumentumarchívumba.
De a manuális mozgatáson túl automatizmusok is beépíthetők: az összekapcsolással a levelek monitorozhatóvá válnak a JobRouter®számára. A keresett szöveget felismerve akár automatikusan menthetjük a levelet a dokumentumarchívumba.

 

Fájlok csoportos szerkesztése

A JobRouter®egy külső program használatával lehetőséget nyújt az archívumban található fájlok csoportos használatára is.