Skip links

A Távollétkezelés funkcionalitása

Távolléttípusok

A távollétkezelés modullal az alábbi távolét típusok digitális kezelése valósul meg:

  • normál szabadság
  • betegállomány
  • fizetés nélküli szabadság
  • haláleseti távollét
  • oktatás
  • bel- és külföldi kiküldetés
  • home office
  • egyéb.

Az egyes távolléteket igényelni a munkavállaló és/ vagy a HR jogosult:

Munkavállaló HR
normál szabadság + +
betegállomány + +
fizetés nélküli szabadság + +
oktatás + +
bel- és külföldi kiküldetés + +
haláleseti távollét +
apanap +
egyéb +

Távollét igénylés lehetőségei:

  • új távollét indítható saját részre jövőbeli dátumra
  • korábban igényelt távollétet törölni lehet a jövőbeli dátumra
  • a HR új igénylést indíthat bármely munkavállalóra ill. munkavállalók csoportjára a jövőre és a múltra vonatkozóan
  • minden igénylés törölhető
  • a HR tömegesen kiírhat (szabadság, home office, oktatás), résztvevőket módosíthat, kiírást törölhet.

 

Távollét módosítása, törlése

Távollét időpontjait módosítani közvetlenül nem lehet: az eredeti távollét-igényt törölni kell, és új igényt kell feladni.
Amennyiben egy törölt távollét még nem került engedélyezésre, a felettesnél az eredeti távollét engedélyezés törlődik.
Amennyiben egy törölt távollét engedélyezésre került, a törlést is engedélyeznie kell a felettesnek.
Távollét engedélyezése
Az igényelt távollétek – betegállomány kivételével – a közvetlen feletteshez kerülnek jóváhagyásra.
Tömeges kiírás – feltételezve az előzetes vezetői jóváhagyást – nem megy külön engedélyezésre.

A felettes az engedélyezés során jóváhagyhatja vagy elutasíthatja az adott igénylést.

Ügyvezető saját részre indított igénylései automatikusan engedélyezetté válnak.

Engedélyezési határidők

A távollét kezdete és az igénylés napja közötti napok számától függően alakul az engedélyezés.
Amennyiben az igényelt távollét kezdőnapja 10 munkanapnál később van, a felettesi engedélyezésre a kezdőnapot megelőző 6. munkanapig van lehetőség. Amennyiben az engedélyezés nem történik meg ezalatt, az igény a kezdőnapot megelőző 5. munkanapon jóváhagyottá válik.
Amennyiben az igényelt távollét kezdőnapja 3 munkanapon túl, de 10 munkanapon belül van, a kezdődátum előtti munkanapon jóváhagyottá válik.
Amennyiben az igényelt távollét kezdőnapja 3 munkanapon belül van az igény nem válik automatikusan jóváhagyottá, illetve a távollét kezdőnapján elutasítottak lesznek.

Felettesek helyettesítése

A felettesek részére helyettest lehet beállítani, akik távollétük esetén a távollét engedélyezési feladatokat elvégzik.
A lehetséges helyettesek listáját a HR tölti be a JobRouter®-be. Távollét igénylése esetén a felettes ebből a listából kiválasztja a helyettesítőjét. Amennyiben a kiválasztás nem történt meg, a távollét kezdetekor a HR-nek kell a helyettesítőt beállítani.
Amíg az érintett felettes munkavállaló távolléten van addig a helyetteshez irányítja a JobRouter® a távollét-engedélyezési feladatokat. A távollét lejártával a helyettes által helyettesként el nem végzett feladatok visszakerülne az eredetileg érintett feletteshez.

 

Értesítések

A rendszer a folyamatban érintettek részére a folyamat egyes pontjaiban e-mail értesítést küld:

Értesítés Munkavállalói igénylés HR igénylés Tömeges kiírás
Új igényléskor/ kiíráskor felettes felettes, érintett munkavállaló érintett munkavállaló
Automatikus jóváhagyás előtt felettes
Engedélyezés lezárásakor munkavállaló HR, érintett munkavállaló
Helyettes beállítása HR
Automatikus törléskor munkavállaló, felettes HR, érintett munkavállaló, felettes

Engedélyezési, helyettes beállítási feladatoknál az e-mailben megjelenő link közvetlenül a feladatra navigál.

 

Munkarend

Az egyes évekhez tartozó munkarend feltöltését a HR tudja megtenni. Az év minden napjára meghatározásra kell kerüljön, hogy adott nap munkanap vagy szabadnap.
A munkarend naptár betöltése után távollétek igénylésénél figyelembe vételre kerül, hogy adott távollét igényelhető-e adott napra vagy sem. (Pl. kiküldetés, oktatás igényelhető szabadnapra is).
A munkarend naptáron túl a HR-nek lehetősége van blokkolt napok meghatározására a vállalat egészére vagy munkavállalók egy csoportjára. A blokkolt napokra szabadág és home office nem igényelhető.

 

Távolléttípusok specialitásai

Szabadság

Szabadságkeret

Szabadságot igényelni a rendelkezésre álló szabadság keret erejéig lehet.
A munkavállalók szabadságkereteit a HR tölti fel:

  • alapszabadság
  • életkor után járó szabadnapok száma
  • gyermekek után járó pótszabadság
  • előző évi áthozatal.

A feltöltést évente egyszer kell megtenni. Amíg a feltöltés nem történik meg – figyelembe véve, hogy a feltöltés csak év eleje folyamán valósul meg – minden munkavállaló 20 nap alapszabadsággal rendelkezik. Ez biztosítja, hogy a szabadság keret feltöltéséig is lehet, akár a következő évre szabadságot igényelni.
Új belépők esetén a munkavállalói adatok rögzítésekor kell a szabadágra vonatkozó adatokat megadni.

Szabadság igénylés

Szabadságot igényelni csak a szabadságkeret erejéig lehet. A JobRouter® minden igénylésnél vizsgálja a túllépést. Amennyiben kerettúllépés lenne, hibaüzenet jön fel és az igény nem küldhető el.

Fizetés nélküli szabadság

A fizetés nélküli szabadság engedélyezési közvetlenül az ügyvezető által történik.

Oktatás

Oktatás igénylésénél a dátumon kívül egyéb információk megadására is van lehetőség:

  • cég által szervezett vagy külső oktatás
  • külső helyszínen vagy a cég telephelyén történő oktatás
  • oktatás témája
  • oktatás pontos kezdete és vége (órában kifejezve).

Oktatásnál előfordulhat, hogy a cég szervezi munkavállalóinak az oktatást, így különösen érdekes, hogy egy munkavállaló az oktatáson részt vesz-e. Ezért az oktatás előtt egy nappal megvizsgálásra kerül, hogy a munkavállaló betegállományban van-e, és amennyiben igen, erről jelzés megy a Training osztálynak.

Bel- és külföldi kiküldetés

A kiküldetések igénylése összekapcsolható a kiküldetések modullal. Ekkor lehetőség van a kiküldetésekkel kapcsolatos járulékos feladatok (utazással összefüggő feladatok, szállásfoglalás, előleg kifizetése) ill. a kiküldetésekkel kapcsolatos napidíjak elszámolására is.

Haláleseti távollét

HR tudja kiírni munkavállaló részére.
A kiírás során a halotti anyakönyvi kivonat feltöltése is kötelezővé tehető, ebben az esetben a dokumentumok között bármikor visszakereshető.

Apanap

Szintén a HR tudja kiírni munkavállaló részére.
A kiíráskor a születési anyakönyvi kivonat feltöltése is kötelezővé tehető, így a dokumentumok között bármikor kikereshető.

Egyéb

HR által használható, többi kategóriába nem illeszthető távollétek esetére.

Home office

A home office sok cégnél nem egységesen valósul meg minden munkavállalónál: munkaköröktől függően különbözhet, de munkakörökön belül is lehetnek eltérések.
A home office megoldásunkban heti és havi keret határozható meg munkakörönként, de egyéni eltéréséket is kezel: munkavállalónként is beállíthatók ezen keretek.
A munkavállalóknak a home office igénybe vételéről éves szinten nyilatkozniuk kell. A nyilatkozás a vállalati home office szabályzat elfogadásával került összekapcsolásra.
A beállított kereteknek van érvényességük, az igény elküldésekor a rendszer mindig az igényelt időszakra vonatkozó keretet vizsgálja.

Betegállomány

A betegállomány indításakor a kezdődátum jellemzően az adott nap, de rögzítés jövőbeni dátumra is lehetséges (pl. előre ismert műtéti időpont kapcsán). A betegállomány végét is kötelezően jelezni kell, de a többi távolléttel ellentétben ez csak tájékoztató adat.
Igénylés után a felettes értesítést kap a betegség tényéről. Engedélyezési feladat betegállomány esetében nincsen.
A munkavállaló minden reggel üdvözlő e-mailt kap a rendszertől, mely egyben figyelmezteti a betegség lezárására is.
A betegség lezárásának feltétele a táppénzes papír feltöltése. A feltöltött táppénzes papír a HR-nek kerül megküldésre.
Táppénzes papír feltöltése nélkül a munkavállaló megadhatja a betegség végdátumát, de a betegállomány lezárása ezzel még nem történik meg.
Hogy a táppénzes papír feltöltése ne maradjon el, a HR meghatározott időközönként figyelmeztetést kap a hiányzó dokumentumról.

 

Dokumentum archívum

A folyamathoz tartozó dokumentum archívumba elmentésre kerülnek a dokumentum során feltöltött fájlok, valamint a távollét igénylése és a távollét engedélyezése után a távollét információit tartalmazó pdf.
A dokumentumok metaadatokkal kerülnek ellátásra, melyek a későbbi keresést segítik.
A JobRouter teljes szöveget olvasó beépített OCR megoldásának eredményeképpen szabadszavas keresés esetén nemcsak a metaadatokban, hanem a feltöltött fájlok teljes szövegében is végigfut a keresés. (Feltéve, hogy a fájl nem kézzel írott dokumentum.)

Metaadatok:

  • távollét típusa
  • érintett munkavállaló neve
  • távollét kezdete
  • távollét vége
  • dokumentum típusa (igénylés, engedélyezés, táppénzes papír, dokumentumok)

 

Riportok

  • Munkavállalók maradék szabadságai
  • Távollétek: lista formájában tartalmazza a lehívott időszakra kivett távolléteket
  • Távollét áttekintés: naptár megjelenítésben tartalmazza munkavállalónként, hogy ki van távolléten. Mindenki csak saját magára vonatkozva látja a távollét típusát, a többi munkatársnál csak a távollét tényét látja. A felettesek láthatják beosztottjaik távollét típusait, a HR ill. az ügyvezető pedig a teljes cégét.

Az Önök távollétkezelési folyamata több ponton is eltér ezen kész megoldástól? Semmi gond! A JobRouter®-ben a folyamatok könnyen és gyorsan módosíthatók.